Die Auftragsstruktur gestalten, Stress reduzieren.

Teil II

Auftragslücken oder volle Auslastung

In der Beratungspraxis taucht immer wieder das Thema „fehlende Auslastung und Auftragslücken bei Privatkundenaufträgen“ auf, auch wenn die Lage in den letzten Jahre durch eine extrem gute Nachfrage entspannt wurde. Das Sommerloch ist eines der bekanntesten Phänomene, jedoch gibt es alle möglichen Varianten wie Auftragslücken im September, vor Weihnachten oder zum Start im Januar/Februar/März. Auftragslöcher bereiten richtig Stress: spontane Akquisitionen unter hohem Erfolgsdruck, Improvisationen für die ein und andere Kolonne, damit die Beschäftigung sichergestellt werden kann, sind die Folgen. Die Antworten auf die Frage, wo zwei bis drei Monate vor der aktuellen Auftragslücke die Konzentration lag, verrät den möglichen Grund: Hohe Zeitbindung durch Bauleitung vor allem im Frühjahr führt zu Auftragslücken im Juli und August. Aber auch Messeteilnahmen und ein Jubiläum kann die Zeit für Akquisition rauben. Die Aufträge für Juli, August und September sind im April, Mai und Juni zu akquirieren. Wenn in diesem Zeitraum nicht genügend akquiriert wird, fehlen die Aufträge im Sommer. Das führt zu Stress!

Klare Aufgabenteilung und gesunde Auftragsstruktur

Die Lösung: Klare Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten sind zu klären. Wenn sichergestellt ist, dass die notwendige Zeit für Angebote und Kundenberatungen in den akquisitionsintensiven Monaten März bis Oktober zur Verfügung steht, passt in der Regel auch die Auslastung. Auftragslücken sind sicher auch eine Frage der Auftragsstruktur: Haben Sie eine gute Mischung von verschiedenen Auftragsgrößen, damit Sie eine drohende Auftragslücke flexibel schließen können? Ein Beispiel: Ein Unternehmer hatte eine größere Auftragslücke, weil ein Garten-Auftrag im Wert von ca. 200.000 € unvorhergesehen um einige Monate verschoben wurde. Da die weiteren erteilten Aufträge mit Auftragswerten zwischen 100.000 € und 200.000 € an klaren Eckpunkten wie Fertigstellung der Vorleistungen durch Hochbau und Ausbau fixiert waren, konnten sie nicht vorgezogen werden. Diese große Lücke zu schließen hat sehr viel Einsatz und auch Geld gekostet und zusätzlichen Stress, weil die Auslastung fehlte. Erfahrungsgemäß ist eine gute Mischung von Klein-, Mittel- und Großaufträgen sinnvoll, wobei für jedes Unternehmen genau zu klären ist, was darunter verstanden wird. Die Regel: je kleiner der Auftrag, desto flexibler kann er zeitlich geschoben werden.

Zuviel Rennerei durch Kleinstaufträge?

Viele Unternehmen haben jedoch zu viele kleine und Kleinst-Aufträge. Das kann auch eine Stress-Quelle sein, wenn jeden Tag mehrere Aufträge akquiriert, vorbereitet, abgewickelt und abgerechnet werden müssen. Hier liegt erfahrungsgemäß die Lösung im Marketing: Diese Unternehmen werben genau mit diesen Kleinaufträgen und stellen nicht dar, dass auch komplette Projekte in der Leistungspalette sind.

Auch hier sehen Sie: Sie sind der Gestalter Ihres Unternehmens.

In weiteren Beiträgen finden Sie konkrete Hinweise zur Stressminimierung im Unternehmensalltag.